Gerência de Projetos

ÁREA DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO

Define os processos e as atividades que integram os diversos elementos necessários ao gerenciamento de um projeto. Isso inclui:

·         Desenvolvimento do termo de abertura do projeto;

·         Desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto;

·         Orientar e gerenciar a execução do projeto;

·         Monitorar e controlar o trabalho desenvolvido pelo projeto;

·         Realizar o controle integrado de mudanças;

·         Encerrar o projeto ou uma fase do projeto.

ÁREA DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO

Define os processos e atividades para que se garanta que o projeto inclua todo o trabalho necessário (e apenas o trabalho necessário) para que o projeto seja concluído com sucesso. Isso inclui:

·         Coletar requisitos;

·         Definir o escopo;

·         Criar a estrutura analítica do projeto;

·         Verificar o escopo;

·         Controlar o escopo.

ÁREA DE GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO

Descrevem os processos e atividades para que o projeto seja concluído no prazo correto. Isso inclui:

·         Definir atividades;

·         Sequenciar a execução das atividades;

·         Estimar recursos necessários para execução das atividades;

·         Desenvolver o cronograma;

·         Controlar o cronograma.

ÁREA DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO

Descreve os processos e atividades de planejamento, estimativa de custos, determinação do orçamento e controle de custos do projeto. Isso inclui:

·         Estimar custos;

·         Orçar custos;

·         Controlar custos.

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO

Descrevem os processos e atividades referentes ao planejamento, monitoramento, controle e garantia da qualidade do projeto. Isso inclui:

·         Planejar a qualidade;

·         Realizar a garantia da qualidade;

·         Realizar o controle da qualidade.

GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO

Descrevem os processos e atividades relacionados com o planejamento, contratação, mobilização, desenvolvimento e gerenciamento da equipe do projeto. Isso inclui:

·         Desenvolver o plano de recursos humanos;

·         Contratar ou mobilizar a equipe do projeto;

·         Desenvolver a equipe do projeto;

·         Gerenciar a equipe do projeto.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Descrevem os processos e atividades relacionados com a geração, coleta, distribuição, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e apropriada. Isso inclui:

·         Identificar as partes interessadas;

·         Planejar as comunicações;

·         Distribuir informações;

·         Gerenciar expectativas das partes interessadas;

·         Relatar desempenho.

GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

Descreve os processos e atividades relacionados com a identificação, análise e controle dos riscos do projeto. Isso inclui:

·         Planejar o gerenciamento de riscos do projeto;

·         Identificar riscos;

·         Realizar análise qualitativa dos riscos do projeto;

·         Realizar análise quantitativa dos riscos;

·         Planejar respostas aos riscos;

·         Monitorar e controlar riscos do projeto.

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES DO PROJETO

Descrevem os processos e das atividades relacionados com compra ou aquisições de produtos, serviços ou resultados para o projeto. Isso inclui:

·         Planejar aquisições;

·         Conduzir aquisições;

·         Administrar aquisições;

·         Encerrar aquisições.

Quando você coloca em pratica um projeto, você tem uma determinada dinâmica e uma forma de aproveitar o tempo, que talvez não seja a mais otimizada.

No entanto quando você percebe que isso não impedirá de colocar todo foco no projeto, você aproveita muito mais, já conhece os “macetes” e a melhor forma de explorar a capacidade.

Esse é o milagre que o planejamento faz por nós. Quando você planeja bem uma ação antes de executá-la, é como se você já tivesse realizado a tarefa uma vez (durante o planejamento), então, na segunda vez (execução) ela sairá mais bem feita.

No PMBOK, este é o grupo mais pesado, o que faz todo sentido, pois a maior responsabilidade do gerente de projetos é garantir que tudo acontece como planejado, sendo assim, ele precisa ter tudo planejado.

Em projetos não podemos nos dar ao luxo do teste x acerto. A não ser que isso esteja no planejamento, com os riscos mapeados, custos, critérios de qualidade, etc.

Todas as áreas de conhecimento em projetos deverão ter um planejamento acurado.

Não consigo em um post entrar tão a fundo quanto gostaria para falar de planejamento, então será sucinto e focado nos principais fatores de sucesso.

 Vamos ao planejamento!

1.      ESCOPO

a.           Aqui você irá detalhar e documentar o que será entregue pelo projeto. O escopo deve ser muito bem delimitado, com fronteiras claras entre o que é e o que não é escopo do projeto.

b.           Um projeto de sucesso é o projeto que entrega tudo que foi solicitado e nada além do que foi solicitado. Por isso a importância tão grande deste tópico.

c.            Projetos com uma delimitação de escopo pobre acabam virando os famosos “projetos sem fim”.

2.      TEMPO

a.           Outro item de extrema importância nos projetos é a delimitação de tempo do projeto.

b.           Durante este processo você irá determinar quais atividades deverão ser realizadas, em qual sequência, por quais recursos, com qual duração e determinará o cronograma do projeto.

c.            Um projeto de sucesso deve entregar o que foi determinado no escopo, dentro do prazo previsto.

3.      CUSTO

a.           A estimativa de custo e o orçamento do projeto são entregas deste processo.

b.           Você deverá considerar o custo para realização das atividades previstas para cumprir o escopo, além de uma margem de contingencia que deve ser atrelada a algum risco identificado no planejamento.

4.      COMUNICAÇÃO

a.           90% do trabalho do gerente de projetos é comunicação, então este item também deve estar muito bem planejado.

b.           Você deve considerar aqui, principalmente, as expectativas das partes interessadas em receber informação e efetuar um plano para cumprir com as mesmas.

c.            O que deve ser reportado durante o andamento do projeto? Para quem? Com qual periodicidade? Em que formato?

5.      QUALIDADE

a.           Como você irá garantir que as entregas estabelecidas no escopo do projeto serão entregues com a qualidade adequada, no prazo e custo estabelecido?

b.           Aqui precisamos estabelecer alguns indicadores de qualidade para acompanhar durante o andamento do projeto se o mesmo está gerando os resultados esperados.

6.      RECURSOS HUMANOS

a.           Projetos são feitos por pessoas e se as mesmas não estiverem engajadas com o trabalho o resultado será medíocre.

b.           Neste processo você irá planejar como lidar com as questões de RH do projeto.

c.            Como será o relacionamento hierárquico entre o grupo? Como manter o pessoal motivado? Como acelerar a sinergia da equipe?

7.      AQUISIÇÕES

a.           Muitas vezes aquisições devem ser realizadas no projeto.

b.           Neste processo você determinará a forma de contrato, critérios de SLA, como será realizado o processo de compras, além de delimitar o que será comprado e o que será “feito em casa”.

8.      RISCOS

a.           Outro processo de extrema importância, que muitas vezes não recebe a devida atenção de muitos gerentes de projeto.

b.           Neste processo você fará o exercício de prever tudo que pode dar errado no projeto, classificar estes riscos de acordo com o impacto do mesmo, a probabilidade dele acontecer e estabelecer um plano de ação para os riscos classificados com maior impacto x probabilidade.

c.            Um bom planejamento de risco é ferramenta fundamental para garantir o cumprimento do escopo, prazo, custo e qualidade do projeto.

O gerenciamento de riscos se propõe a balancear objetivos concorrentes, gerenciar riscos e restrições, para que a entrega do produto satisfaça a seus clientes e usuários.

O gerenciamento de riscos está integrado ao processo de desenvolvimento, onde as iterações são planejadas e estão baseadas nos riscos de maior prioridade. Em uma abordagem iterativa, os riscos são mitigados mais cedo, porque os elementos são integrados progressivamente.

 Uma vez que cada iteração exercita muitos aspectos do projeto, torna-se mais fácil descobrir até que ponto os riscos percebidos estão se materializando, como também descobrir novos e insuspeitos riscos.

A problemática do risco é tratada de uma maneira cooperativa nas quatro fases da seguinte maneira:

·         Iniciação: foco no tratamento dos riscos relacionados aos casos de negócio.

·         Elaboração: foco principalmente nos riscos técnicos, examinando-se os riscos de arquitetura e, se necessário, revisando-se o escopo do projeto à medida que seus requisitos tornam-se melhor compreendidos.

·         Construção: foco nos riscos de logística e na obtenção da conclusão da maior parte do trabalho.

·         Transição: foco nos riscos associados com a logística de entrega do produto seu usuário.

·         MS Project.

·         Grantt Project.

·         dotProject.

·         Project Open.

MS PROJECT

                Criado pela Microsoft em 1985 (primeira versão). Nos anos posteriores sofreu profundas mudanças. Possui recursos relacionados à gestão de projetos. São vários os focos do Ms Project: tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho), Gráfico de Gantt, modelo probabilístico (para cálculos relacionados a planejamento), Diagrama da Rede, Custos (fixos, não fixos, outros) e uma gama de relatórios.

No geral, baseia-se no modelo Diagrama de Rede, utiliza tabelas no processo de entrada de dados, permite uso de subprojetos, possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas possui um conjunto padrão de relatórios e os usuários podem criar seus próprios relatórios, permite definição de “semana de trabalho”, etc.

           

•       As tarefas ocorram de forma recorrente,

•       Agrupar, classificar e filtrar tarefas, um conjunto padrão de relatórios, mas o usuário pode criar seus próprios relatórios,

•       Inclusão de campos do usuário.

•       Definir a semana e expediente de trabalho, os feriados e o uso de datas programadas para as tarefas. Os recursos, assim como os custos do projeto, estão ligados diretamente às tarefas.

•       Como padrão, o MS Project agenda todas as tarefas a começarem na data de início do projeto (a menos que se especifique algo diferente), e calcula a data de término como base na última tarefa a ser concluída.

Outras características principais são:

•       Capacidade de gerenciar e entender efetivamente as agendas do projeto,

•       Obter produtividade rapidamente,

•       Aproveitar dados existentes,

•       Criar gráficos e diagramas profissionais,

•       Comunicar informações com eficiência,

•       Obter maior controle sobre os recursos e finanças,

•       Acessar rapidamente informações diversas,

•       Controlar os projetos e personalizar a ferramenta de acordo com suas necessidades, além de obter ajuda quando necessário.

GRANTT PROJECT

GanttProject é um programa livre licenciado como GPL, baseado em linguagem Java. Gênero de projeto de programa de gestão, corre nos sistemas operativos Windows, Linux e Mac OS X.

Inclui Diagrama de Gantt para projeto de calendarização de tarefas e recursos. Tem um número de opções de relatórios (MS Project, HTML, PDF, planilhas). As principais características incluem a hierarquia de tarefas e dependências, gráfico de Gantt, gráfico carga de recursos, relatórios de PDF e HTML e importação e exportação de projetos.

•       Código aberto,

•       Baseado no gráfico de Gantt.

•       Desktop; Esta ferramenta possui o recurso de dividir o projeto em uma árvore de tarefas e atribuí-las ao responsável de cada uma, podendo criar dependências entre as tarefas,

•       Geração de relatórios nos formatos PDF e HTML,

•       Associação com aplicativos de planilha eletrônica,

•       Intercâmbio com o Microsoft Project,

•       Envio de e-mail para pessoas diretamente envolvidas no projeto, definição de calendários com feriados, e definição de novos atributos para as atividades.

•       Desenvolvida em Java,

•       Roda em

•       Windows, Linux, MacOSX e outros sistemas operacionais que suportem a linguagem Java.

•       Grande facilidade de uso e a clareza da interface.

DOTPROJECT

O dotProject é um sistema de gerência de projetos em software livre de fácil utilização, com um conjunto de funcionalidades e características que o tornam indicado para implementação em ambientes corporativos, pois atende a diversas necessidades de gerentes e Escritórios de Projetos.

O dotProject é uma aplicação web e seu acesso é feito através de um navegador, assim sua utilização independe de sistema operacional e instalação na máquina do usuário, pois é executado em um servidor. Em termos mais técnicos, o dotProject é um sistema escrito em PHP, que utiliza banco de dados MySQL.

O dotProject unifica:

·         Informações de empresas;

·         Informações de projetos de cada empresa;

·         Todas as tarefas necessárias à execução de cada projeto;

·         Saber quanto de cada tarefa já foi realizado;

·         Diagrama de Gantt;

·         Informação de usuários e colaboradores de cada tarefa;

·         Um modo fácil de informar usuários de suas associações a tarefas (via email);

·         Lembretes pop up sobre prazos próximos ao fim;

·         Uma lista de contatos relacionados;

·         Calendários com visões diferentes: mensal, semanal e diária;

·         Fóruns relacionados a projetos;

·         Repositório de arquivos relacionados a projetos.

·         Distribuído sob a licença GNU-GPL, os seus usuários podem copiar gratuitamente a ferramenta, fazer a instalação, fazer alterações para melhorá-la e até mesmo distribuí-la novamente desde que a licença seja mantida.

·         Proporciona ao gerente de projeto uma ferramenta para gerenciar e compartilhar as tarefas, horários, datas, e-mail e comunicação, dentre outras, conforme a imagem.

·         São utilizada em várias aplicações e ambientes, desde pequenos escritórios, pessoas que querem gerir a sua própria carga de trabalho, empresas, departamentos governamentais, organizações sem fins lucrativos e escolas.

·         Baseada na Web foi desenvolvida em PHP, mas também pode ser instalada em Windows, e pode ser utilizada em diferentes sistemas operacionais.

·         Diferencial operação via Web e o uso de um banco de dados SQL, proporcionando bastante flexibilidade no uso dos dados.

·         Requer servidor com suporte PHP e MYSQL e um navegador Web.

·         É recomendada para departamentos ou empresas em situações cujo foco é a agenda de tarefas dos membros da equipe, gerenciamento da documentação associada aos projetos e apropriação de horas trabalhadas, com menos ênfase na manipulação de cronograma.

PROJECT OPEN

OpenProject é um software de gestão de projetos de código aberto que pretende ser um substituto completo para o Microsoft Project, sendo capaz de abrir arquivos Project nativos existentes. Ele foi desenvolvido pela Projity em 2007 é executado na plataforma Java, permitindo que ele seja executado em uma variedade de diferentes sistemas operacionais.

No final de 2008 a Projity foi adquirida pela Serena Software. A partir do início de 2009 o suporte para o OpenProject  e a comunicação sobre seu desenvolvimento pareciam ter sido suspensos. No entanto, havia cominações ativas que permaneciam no CVS, o que indica que um membro da comunidade de código aberto estava melhorando o programa e/ou corrigindo problemas técnicos. Se o software permanece ou não de código aberto sob essas condições comerciais continua a ser vista.

A versão atual inclui:

·         Custo do Valor agregado

·         Gráfico de Gantt

·         Gráfico PERT

·         Gráfico de Estrutura analítica de recursos (EAR)

·         Relatórios de uso da tarefa

·         Gráfico de Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

·         Código aberto,

·         Utilizado principalmente por empresas que utilizam o sistema para gerenciar seus negócios.

·         Permite

·         O monitoramento e o planejamento do projeto,

·         Utilização de gráficos de Gantt através de interface com outras ferramentas, como a Gantt Project,

·         Calcula perdas e lucros por projetos e clientes, e

·         Define os orçamentos do projeto baseados em tempo ou custo absoluto.

·          O software tem como principais objetivos a administração dos custos de um projeto e a colaboração entre os membros da equipe, possuindo uma área colaborativa do tipo Wiki (página Web editável pelo usuário; ideal para trabalho colaborativo) e chat.

·         Clarizen.

·         5PM.

·         TeamWork.

·         Deskway.

·         Nozbe.

v  Permite a criação de listas de tarefas de forma simples e que também permita a priorização dessa lista de tarefas.

v  Permite que todos os envolvidos no projeto possam ajudar na solução de problemas e acompanhar a evolução de cada uma das tarefas e o andamento das metas do projeto.

v  Mostra graficamente como está o nível de produtividade da equipe e o quanto você e sua equipe estão dedicando a cada projeto.

v  Permite a análise dos seguintes indicadores: total estimado de custo x total realizado de custo, consumo de recursos escassos (humanos ou não) e cronograma previsto x cronograma realizado.

v  Permite upload e download de documentos referentes às tarefas e projetos.

v  Mede o tempo de realização de cada tarefa.

SOFTWARE	SEGURANÇA	COMUNICAÇÃO PROATIVA	INTEGRAÇÃO	RELATORIO	NAVEGAÇÃO AMIGAVEL	ARMAZENAMENTO ARQUIVOS
MS Project.	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE
Grantt Project.	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	RAZOÁVEL	EXCELENTE
dotProject	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE
Project Open	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE
Clarizen	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	RAZOÁVEL	EXCELENTE
5PM	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE
TeamWork	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE
Deskway	EXCELENTE	RAZOÁVEL	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE	EXCELENTE
Deskway	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE	EXCELENTE	MUITO BOM	EXCELENTE

A classificação é dada a partir de um estudo delatado em pesquisas sobre avaliações de software de gerenciamento em projetos. Fonte.: projectbuilder

1)       Segurança

Segurança é o primeiro recurso a ser pesquisado, pois cada vez mais e mais pessoas realizam negócios on-line. Tenha certeza de que o aplicativo escolhido usa pelo menos 128 bits de criptografia. Isso o torna tão seguro quanto serviços bancários on-line. Outro aspecto de segurança tem a ver com quem tem acesso para qual recurso no aplicativo. Tenha certeza de que o software permite que usuários diferentes tenham acessos diferentes. Um bom programa terá de acomodar de maneira simples diferente pontos de vistas e permissões. Por exemplo: o Administrador tem acesso a tudo; as Equipes terão acesso amplo, mas com restrição para criar novos usuários ou atribuir direitos de permissão; os Clientes terão acesso somente a seu próprio projeto.

2)       Comunicação proativa

O próximo recurso a ser pesquisado é a capacidade de comunicação entre os envolvidos em um projeto. E-mail já virou uma ferramenta ultrapassada para troca de informações de projetos. O software de gerenciamento de projetos que você escolher deve permitir a comunicação em tempo real. Ou seja, terá de ter a capacidade de enviar mensagens automaticamente via email, compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião. É importante garantir que todos estejam de acordo, possam consultar o histórico e consigam se manter atualizados com a última orientação do projeto.

3)       Integração

Os softwares de gerenciamento de projetos são importantes escolher um software que tenha a capacidade de se integrar, incluindo trabalhar com projetos e exportar projetos do software escolhido.

4)       Relatórios do projeto

Para acompanhar a situação de um projeto, é imprescindível o acesso fácil a todos os tipos de relatórios: relatórios de progresso, relatórios de recursos, relatórios de variâncias. Um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir a capacidade de rapidamente criar, customizar, definir e refinar seus relatórios no clique de um botão. Você tem coisas muito melhores a fazer do que ficar sentado na frente do computador lutando para obter a informação correta. Seu software deve fazer isso o mais fácil possível.

5)       Navegação amigável

Existem muitos elementos móveis no gerenciamento de um projeto. O software de gestão de projetos terá de capturar os elementos móveis relevantes em um único lugar e ter certeza de que você pode rapidamente monitorar o que está acontecendo. Você deve se assegurar de que o software tenha seu painel de controle (dashboard) com as informações relevantes para o gerenciamento do seu projeto. Isso permite a você destacar o que é mais importante para o sucesso do projeto.

6)       Armazenamento de arquivos de documentação

Finalmente, você deve se certificar que o aplicativo escolhido venha com abundância de armazenamento de arquivos. Pode haver milhões de documentos e versões de documentos que são necessários para gerenciar um projeto. Você precisa ter muito espaço para armazenar e, muito importante, fazer backup. A última coisa que você quer fazer é voltar e ter que recriar um documento complicado que foi corrompido ou se perdeu de alguma forma.